Scopri le novità per Selftrust Fattura!

Per affiancare al meglio i nostri Clienti nel percorso di digitalizzazione e conformità normativa, Intesa mette a disposizione questo spazio dove approfondire le principali novità che impattano sulla fatturazione elettronica e di conseguenza Selftrust Fattura!.
Di seguito proponiamo utili contenuti e approfondimenti e, in caso di necessità, puoi inviarci le tue domande compilando il form qui accanto.

FATTURAZIONE ELETTRONICA: NOVITà 2022

A seguito dell’approvazione del PNRR2 del 21 aprile 2022 diventano sempre più chiare le caratteristiche riguardanti l’obbligo di fatturazione elettronica per questi contribuenti:

    • in regime di vantaggio (articolo 27, commi 1 e 2, del DL 98/2011, convertito dalla legge 111/2011);
    • in regime forfettario (articolo 1, commi da 54 a 89, della legge 190/2014);

A partire dal 1° luglio 2022 questi dovranno adottare un sistema di fatturazione elettronica per trasmettere le fatture attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, non solo verso la Pubblica Amministrazione ma anche verso i privati.

Sebbene questi provvedimenti abbiano il principale scopo di permettere un efficace contrasto all’evasione e uniformare i flussi di fatturazione, i vantaggi nell’utilizzare un software di fatturazione come Selftrust Fattura! sono ben più ampi e di vario tipo: normativi, pratici, economici e anche di sostenibilità ambientale. Aumentando comodità, praticità di gestione e velocità delle operazioni, il servizio permette di:

  • inviare, ricevere e conservare le fatture (anche massivamente);
  • ridurre degli errori;
  • monitorare in real-time lo stato delle fatture;
  • interagire con i software aziendali;
  • dialogare direttamente con il Sistema di Interscambio;
  • gestire tempestivamente scarti d errori;

Tramite Fatturazione Elettronica si facilita la comunicazione con i soggetti obbligati come la pubblica amministrazione. Infatti, se prima, con il metodo tradizionale la PA genera e scambia le fatture elettronicamente, il forfettario che è escluso da questa procedura, necessita un ulteriore invio dello stesso documento per la registrazione nei suoi sistemi. Mentre la con la Fatturazione elettronica, le fatture vengono recepite direttamente dal sistema del forfettario ed inviate in conservazione a norma.
Infine per coloro che fatturano con l’estero, si evidenzia come l’abolizione dell’esterometro, sempre a partire dal 1 luglio 2022, aumenta l’importanza nell’individuare la giusta soluzione che permetta la gestione unificata dei flussi di fatture nazionali e internazionali.

SELFTRUST FATTURA! LA PIATTAFORMA DI FATTURAZIONE ELETTRONICA CHE RISPONDE ALLE TUE ESIGENZE

Con il servizio Selftrust fattura! inviare e ricevere fatture elettroniche sarà molto più semplice.
Intesa, in qualità intermediario certificato tra l’utente finale e la Pubblica Amministrazione, facilita lo scambio dei dati, anche in ottica di rivendita, ottimizzando le procedure e le tempistiche.
Intesa infatti è una Certification Authority e Conservatore: le tue fatture saranno firmate digitalmente da noi e inoltrate, come previsto dalla normativa, al Sistema di Interscambio (SdI). Intesa garantirà la conformità normativa.
Successivamente Selfstrut invia le fatture e le relative notifiche di ricezione al sistema di conservazione, dando all’utente la possibilità di monitorarle durante tutto il processo.
Molte altre caratteristiche fanno parte del servizio, visita la pagina di Selftrust Fattura! o compila il form qui sopra! 

Selftrust Fattura! Le novità del 2021

Di seguito verranno approfondite le principali novità del 2021 che impatteranno sulla fatturazione elettronica, ovvero:
le nuove Linee Guida emanate dall’AgiD per la Conservazione a Norma e l’abolizione dell’Esterometro.

Tutti quello che c’è da sapere sulle nuove Linee Guida AgiD

A seguito dell’obbligatorietà delle Linee Guida emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), dal 01/01/2022 sarà necessario adeguarsi alle nuove disposizioni sulla Conservazione a Norma dei documenti elettronici per poter continuare ad usufruire del servizio Selftrust Fattura!.

Uno dei principali cambiamenti apportati dalle Nuove Linee Guida riguarda il Responsabile della Conservazione che assume responsabilità giuridica sia del completamento sia della correttezza degli indici di consultazione e di reperibilità del documento informatico, di qualsiasi natura e tipologia. Inoltre diventa responsabile anche del monitoraggio dello stato di servizio.

Gli attori della conservazione a norma

Titolare dell'Oggetto

Il Titolare dell’Oggetto di conservazione è il soggetto produttore degli oggetti digitali di conservazione.

Responsabile di Conservazione

Il Responsabile della Conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento delle proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti, che all’interno della struttura organizzativa, abbiano specifiche competenze ed esperienze

Conservatore

Conservatore è quel soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici (Intesa S.p.A.).

Informazioni generali

Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un Conservatore, ad esclusione della predisposizione e aggiornamento del manuale della conservazione, rimane inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione, chiamato altresì a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sul servizi affidati in outsourcing dalle PA.

Il Processo

Processo:

Alla ricezione dei dati richiesti il Conservatore procederà alla compilazione del Disciplinare in vece del Responsabile della Conservazione che, una volta ricevuto, dovrà accertarsi della correttezza del documento precompilato e procedere a firmarlo digitalmente.

Se non è in possesso di un prodotto per la firma digitale potrà accedere al nostro servizio Selftrust Firma ad un prezzo scontato (per l’attivazione riceverà un magic link da cui continuare con la procedura).
Una volta verificato il contenuto, dovrà inviarci il documento firmato.

Cosa succede alle tue fatture?

La fattura viene caricata dall’utente su Selftrust Fattura!

Intesa esegue i controlli e ne estrae i metadati

Conclusi i controlli la fattura e i metadati vengono firmati da Intesa

I documenti firmati sono sigillati e inviati al sistema di conservazione dove vengono conservati a norma per 10 anni

Vuoi saperne di più?

Di seguito puoi trovare degli approfondimenti sulla conservazione a norma e la metadatazione in ambito enterprise ovvero anche al di fuori della piattaforma Selftrust. A tua disposizione una presentazione e il nostro webinar!

Qui di fianco trovate una sezione dedicata alle vostre domande in continuo aggiornamento

Le vostre domande, cosa fare se:

Non abbiamo il Responsabile della Conservazione

Se siete una PMI, probabilmente non si è mai presentata la necessità di nominare un Responsabile della Conservazione. Sebbene la normativa attualmente non preveda sanzioni per la mancanza di questa figura, con le nuove Linee Guida averla diventa obbligatorio. Il ruolo di Responsabile della Conservazione può essere svolto sia da un soggetto interno che esterno all’organzizzazione, purchè terzo rispetto al Conservatore e in possesso delle idonee competenze (Intesa, quindi, non può svolgere queto ruolo).

Vogliamo adempiere ai nuovi obblighi del Responsabile della conservazione

Il Responsabile della Conservazione è chiamato a:

  • svolgere le necessarie attività di verifica e controllo su:
    • completamento e correttezza degli inidici di consultazione;
    • reperibilità del documento informatico di qualsiasi natura e tipologia
  • monitorare lo stato del servizio di conservazione

Si può adempiere a questi obblighi direttamente da Selftrust, controllando nel syncro le informazioni e le specifiche della messa in conservazione.
Inoltre è possibile richiedere al Conservatore di effettuare il download di documenti a scelta o a campione tra quelli conservati.

Siamo una comunità rivenditore

Nel caso di una comunità, sarà il rivenditore (Cliente di Intesa) a dover firmare le Lettere di delega e affidamento, fornite da Intesa.
Con questi documenti  i destinatari del servizio affidano al Cliente, attraverso Intesa, i processi di fatturazione elettronica e conservazione.
Poichè Intesa ha un contratto in essere con Il rivenditore, sarà egli stesso sotto la propria responsabilità (Cliente) a dover prendere accordi con i propri clienti (Destinatari del servizio)

Non adempiamo alle richieste di Intesa entro 01/01/2022

Se non verranno firmate le Lettere di delega e affidamento ed il disciplinare tecnico entro la data del 01/01/2022, il servizio Selftrust Fattura verrà sospeso fino al loro adempimento per questioni di conformità alla normativa.

Come nominare il Responsabile della Conservazione

Sebbene il Responsabile di Conservazione possa coincidere con altre figure aziendali, questa figura deve essere nominata con atto specifico. Per esempio (il seguente testo è a titolo puramente esemplificativo):

PROCURA SPECIALE
La XXX S.p.A., con sede legale in  , Via …, Cap. Soc. Euro XXX interamente versato, Codice Fiscale ed Iscrizione al Registro delle Imprese di … al n. …, in persona dell’Amministratore Delegato, XXX , nato a …  il …  a quanto infra autorizzato in virtù dei poteri conferitigli con delibera del Consiglio di Amministrazione del XX.XX.XXXX, premesso che:  
Le Linee Guida Agid recante titolo:
 “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” prevede:
l’adozione di un sistema di conservazione dei documenti informatici;
l’individuazione dei ruoli per la tenuta del sistema della conservazione;
nomina
ai sensi del dell’articolo 4.5 delle suddette Linee Guida, il dott. XXX, in possesso dei necessari requisiti morali e delle necessarie competenze tecniche  nato a … , il …, C.F. …, domiciliato per la carica, presso la sede legale della Società, responsabile della conservazione dei documenti… (descrivere le tipologie documentali principali coinvolte e aggiungere poi la dicitura “e altre tipologie eventualmente identificate in futuro come coinvolte nel processo di conservazione elettronica”)  della XXX S.p.A. affinché lo stesso sia legittimato al compimento delle attività proprie del ruolo a lui affidato con ogni conseguente potere e responsabilità.
In particolare egli dovrà: assicurare  il rispetto della normativa sulla conservazione sostitutiva; definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione sostitutiva e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia; osservare i compiti previsti dall’art. 4.5 delle Linee Guida, potendo,in ogni caso, affidare il processo, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
La Società mandante conferisce al sunnominato Responsabile della Conservazione ogni più ampia facoltà, anche se qui non espressamente prevista per l’espletamento del presente mandato, in modo che non si possa mai eccepire allo stesso mancanza, imprecisione o insufficienza di poteri.

Il tutto con promessa di rato e valido sotto gli obblighi di legge.Il presente mandato è gratuito. 

Data………….

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L’abolizione dell’esterometro, tutto quelli che devi sapere

A partire dall 1 gennaio 2022 verrà abolito l’Esterometro, in quanto entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per gli acquisti di beni e servizi da e con l’estero. Quindi non sarà più possibile emettere fatture cartacee come in precedenza e ogni scambio dovrà passare per lo SDI attraverso tracciati XML.
Anche in questo contesto Intesa, in linea con la normativa, effettuerà le dovute modifiche al portale Selftrust, mantenendo pressoché invariata la gestione operativa della piattaforma.

Cosa sappiamo

Già con i provvedimenti del 2020 l’Agenzia delle Entrate aveva introdotto nuove specifiche tecniche legate ai tracciati XML delle fatture elettroniche che hanno sostituito la versione 1.5 con la nuova versione 1.6 (clicca qui per rivedere l’allegato tecnico di queste specifiche). In particolare si è intervenuto su “Tipo documento” e “Natura”. Da gennaio 2021, queste specifiche di tracciato sono diventate obbligatorie, e con l’abolizione dell’esterometro, permettono di andare a codificare le fatture di beni e servizi proveniente dall’estero.

Cosa implica l'abolizione dell'Esterometro
Il Ciclo attivo

Per fatture attive non cambierà molto rispetto all’invio di quelle nazionali, sarà prodotta una fattura elettronica classica ma dovrà essere indicato il codice univoco di sette x

Il ciclo passivo

Per le fatture estere passive, con l’abolizione dell’esterometro, i nuovi “Tipi Documento” introdotti con il tracciato 1.6 non sono più facoltativi. Sebbene le fatture passive continueranno a essere ricevute in modalità analogica sarà il soggetto che le riceverà a farsi carico di generare un documento elettronico da trasmettere tramite SDI, che potrà essere di una delle seguenti tipologie:

  • TD16, di integrazione per fatture di acquisto in Italia ricevute a regime di inversione contabile;
  • TD17, di integrazione/autofattura per acquisto di servizi dall’estero (CEE ed Extracee);
  • TD18, di integrazione per acquisto di beni intracomunitari (INTRA-CEE);
  • TD19, di integrazione/autofattura per acquisto di beni e servizi da fornitori esteri (CEE o EXTRACEE ai sensi dell’articolo 17, comma 2 del DPR 633/72).

Cosa succede alle tue fatture?

Ciclo Attivo

In questa fase la fattura attiva estera viene inviata in modalità preferita dal cliente anche in modalità analogica.

La fattura estera attiva viene caricata dall’utente su Selftrust Fattura! con il codice destinatario a 7 x

Intesa esegue i controlli e crea XML. Poi dialoga con lo sdi mettendo a disposizione gli ACK in base a quanto stabilito dal sistema di interscambio

Gli XML che hanno dato esito positivo vengono firmati, sigillati e inviati al sistema di conservazione dove vengono conservati a norma per 10 anni

Ciclo Passivo

In questa fase la fattura passiva estera viene ricevuta in modalità analogica, controllata e registrata sul gestionale aziendale

Con l’abolizione dell’Esterometro sarà necessario inviare al sistema di interscambio un’integrazione/autofattura con la corrispondente tipologia di documento. Questo verrà fatto tramite la piattaforma Selftrust già adeguata per queste comunicazioni

Intesa esegue i controlli e crea gli XML. Poi dialoga con il sistema di interscambio mettendo a disposizione gli ACK in base a quanto stabilito dal sistema di interscambio

Gli XML che hanno dato esito positivo vengono firmati da Intesa e sigillati. Vengono inviati al sistema di conservazione e lì conservati a norma per 10 anni

Notizie precedenti

A seguito dell’emanazione del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 20 aprile 2020, sono state modificate alcune specifiche tecniche che interessano il tracciato della fattura elettronica da inviare verso lo SDI.

Intesa informa i suoi Clienti che le modifiche ai tracciati sono già incluse nell’ambito del servizio Selftrust Fattura!

Troverai tutti i dettagli nell’allegato che Intesa ha redatto per te!

Clicca qui per le Novità Seltrust Fattura!

Vuoi saperne di più?

Clicca qui per ascoltare Robert Braga, Presidente di Prodigitale, che ci spiega le principali novità e indica cosa fare in caso di errori in questa fase di transizione.

Per ulteriori informazioni rivolgersi a:

assistenza.self@intesa.it