Self MailDocPRO

Self MailDocPRO è il servizio CLOUD di Intesa ideale per la gestione delle caselle di PEC (Posta Elettronica Certificata).

 

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Self MailDocPRO, proposto in modalità SaaS, è una soluzione gestionale dedicata all’inoltro ed alla ricezione della corrispondenza effettuata dall’azienda attraverso le caselle PEC.

La soluzione è adatta a qualsiasi tipologia di azienda con casistiche semplici o complesse di gestione della PEC. Tutto ciò che serve per attivarla è un semplice browser ed una connessione ad internet.

È integrato con tutti i sistemi di posta elettronica certificata ed i prodotti per la “firma digitale” distribuiti da qualunque provider purché certificato AGid (Agenzia per l’Italia Digitale).

Con Self MailDocPro puoi:

  • Gestire tutte le caselle PEC dell’azienda:
    • è multi azienda e multiutente;
    • è pensato per facilitare l’utente nella gestione di molte caselle di PEC.
  • Catalogare e organizzare le mail PEC
    • le PEC in entrata e in uscita vengono conservate su un Data Base liberando spazio sulla casella del gestore consentendo il facile reperimento dei documenti originali.
  • Attivare opzionalmente il servizio di conservazione elettronica delle PEC della tua azienda

 

Self MAilDocPRO consente di gestire la PEC nel contesto dell’organizzazione dell’Azienda:

  • È «multiazienda»: con una sola installazione in una organizzazione complessa ogni utente dispone del proprio ambiente dedicato
  • È «multiutente»: in funzione del profilo dell’utente è possibile decidere «chi può fare che cosa»
  • Consente lo smistamento, anche con regole automatiche, delle PEC: diviene possibile condividere processi operativi
  • Prevede la tracciatura delle azioni fatte dall’utente (chi ha fatto cosa e quando): le responsabilità sono identificabili
  • Si integra facilmente ad applicativi di terzi

Self MailDocPRO agevola gli utenti poiché:

  • Consente l’aggancio automatico alla PEC inviata delle ricevute di Accettazione e Consegna: garantendo una semplice rilevazione del successo dell’invio
  • È integrato con le rubriche della Pubblica Amministrazione: consentendo di individuare immediatamente l’indirizzo PEC degli interlocutori istituzionali
  • Consente di gestire l’invio a «liste di distribuzione»: eliminando ogni complessità nella verifica dell’avvenuta consegna e nella gestione di eventuali errori

Self MailDocPRO permette di Catalogare le PEC da un punto di vista sia tecnico sia funzionale.

Sotto il profilo tecnico:

  • Le PEC inviate e ricevute vengono registrate su un Data Base Relazionale: rendendo possibili funzioni di ricerca
  • Le PEC scaricate possono essere cancellate dalla casella del Gestore: liberando spazio ed evitando di vedere comunicazioni respinte per «casella piena»
  • Le PEC sono salvate nel loro formato originale: le copie, di documenti informatici firmati, identiche all’originale sono, a loro volta, originali

Da un punto di vista funzionale

  • Le PEC vengono organizzate in cartelle personalizzabili
  • Ciascuna cartella è «visibile» solo dagli utenti autorizzati (in funzione dei profili assegnati a ciascun utente)
  • È possibile definire «caselle virtuali» che consentono di rendere visibile all’utente solo una «porzione» della «casella reale»
  • Sono disponibili funzioni di ricerca
  • È possibile assegnare a ciascuna PEC opportuni «tag» (id della pratica, id del cliente, …) per facilitare il reperimento della PEC o del suo contenuto

Riferimenti Normativi sulla PEC

Dal 1º luglio 2013 le comunicazioni tra imprese e pubblica amministrazione devono avvenire solo via posta elettronica certificata (PEC), non essendo più accettate le comunicazioni in forma cartacea. La posta elettronica certificata ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.

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